Workflow Management

Wenn die Arbeit fließt

Der Begriff ‚Workflow’ bedeutet aus dem Englischen übersetzt so viel wie „Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf“. Prozesse im Unternehmen lassen sich durch Workflows auf elektronischem Weg schnell und unkompliziert automatisieren. Der Sinn des Workflows besteht darin, die täglichen Arbeitsabläufe mit modernen Systemen zu vereinfachen, zu automatisieren und dabei den beteiligten Menschen die Möglichkeit geben, schneller und gründlicher miteinander zu arbeiten, zu entscheiden und die Arbeit effizient zu bewältigen. Dabei wird der Wettbewerb gefördert, und ebenso können neue Märkte erschlossen werden.

Als eine zusammenhängende Folge gilt der Workflow, bei dem Funktionen oder Abläufen für  ein bestimmtes Projekt verarbeitet und mit unzähligen weiteren Arbeitsschritten und Aktivitäten zu einem Ganzen werden. Der Arbeitsfluss soll dabei nicht unterbrochen werden, um die mithilfe von IT-Lösungen erhaltenen Informationen bis zur Fertigstellung nicht zu gefährden. Alle Aktivitäten sind miteinander verbunden und können einzeln nichts bewirken. Eine Aktivität baut auf der anderen auf,  kurz: Es ist die Automatisierung des Prozesses mit elektronischen Abbildungen, die für Außenstehnde auch unsichtbar gemacht werden können, bis das Projekt freigegeben wird.

Die Aufgabe des Workflow-Managements ist es, die Arbeitsabläufe eines Geschäftsprozesses aufgrund besonderer IT-Systeme und elektronischer Abläufen zu bewältigen. Es ist somit eine Aktivität, die nicht für sich alleine steht, sondern den festgelegten Beginn eines Prozesses, einen dafür organisierten Ablauf und ein bestimmtes Ende.

Das Workflow-Management beinhaltet alle Bereiche für das zur Ausführung benötigte Objekt wie eine aktive Steuerung, Spezifizierung und Entstehung. Hierbei soll die Bearbeitungszeit samt Kosten verringert werden. Die Qualität muss einen hohen Standard vorweisen, und die Prozesse sind rationell zu organisieren. Informationserhalt und die Möglichkeit, sich an neue Gegebenheiten anzupassen, stehen an erster Stelle. Eine sich ständig ändernde Technik ist zu beobachten und dementsprechend auch sofort zu reagieren. Medienbruch ist nicht erwünscht und sollte vermieden werden. Die Anpassungsfähigkeit schließlich sollte weiter ansteigen.

Es gibt verschiedene Typen von Workflow, beispielsweise:

  • Ad hoc Workflow (keine definierten Abläufe und Regeln)
  • Flexibler Workflow (bei Design – lässt sich bedarfsgerechter einsetzen)
  • Production Workflow (klar definierte Abläufe und Regeln)
  • Sequenzieller Worklow (die Reihenfolge der Abläufe kann sich ändern)
  • State Machine Workflow (Status-Computer-Workflow)